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QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL


Hoy día son muchos los profesionales del ámbito empresarial que se preguntan qué es la gestión documental, ante el elevado interés que está despertando en los últimos tiempos y dada la relevancia que puede tener en la gestión de la empresa. En general y de forma resumida, podemos entender que la gestión documental se trata de un conjunto de normas que se aplican para administrar la Que Es Gestion Documentaldocumentación con la que trabaje la empresa para hacerla más accesible y segura. Además, las técnicas empleadas en la gestión documental aseguran la aplicación de principios de racionalización y economía, promoviendo el ahorro de costes. Así, la gestión documental se encarga de almacenar la documentación en la empresa, ofrecer los medios y sistemas para recuperar la información necesaria de ella, determinar el tiempo por el que se debe conservar cada documento así como eliminar los que ya no sean necesarios y conservar de forma indefinida los que sean más relevantes.

Hoy día, gracias al avance y la elevada penetración a nivel empresarial y personal de las nuevas tecnologías, la gestión de sistemas de información y archivo mediante diferentes programas informáticos simplifica en gran medida todo el proceso derivado de la gestión documental. Algunos de estos medios que mayor utilidad prestan a la gestión documental son los escáneres y dispositivos de digitalización para convertir los documentos originales en copias digitales más “funcionales” o las bases de datos que permite gestionar la información almacenada en los servidores, acceder rápidamente a determinada información o eliminar ciertos documentos según los criterios que seleccione el usuario.

A la hora de diseñar un sistema que se encargue de la gestión documental en la empresa, es fundamental tener en cuenta una serie de criterios que determinarán el futuro funcionamiento del mismo. Por ejemplo,  debemos decidir si utilizar servidores propios o contratados, almacenamiento físico o en la nube; como se procederá a recuperar la información que se requiera y como según qué criterios se clasificará; medidas de seguridad y autenticación de usuarios para preservar los documentos; medios disponibles para su distribución, etc.

Si quieres conocer con mayor detalle qué es la gestión documental y como puede beneficiar a tu empresa la gestión de archivos con estas técnicas, te recomendamos el curso de asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas que te permitirá acceder al correspondiente certificado de profesionalidad expedido por el SEPE.

Jose Sanjuán Iglesias

Diplomado en Ciencias Empresariales

Licenciado en Investigación y Técnicas de Mercado

Área de Investigación y Comercio Exterior Euroinnova.

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2 Comentarios


Formación
24/04/2014 18:19:34
Hola Estefanía, ya tiene disponible la información solicidada en su correo electrónico. Un saludo.

Estefania
01/04/2014 09:26:00
Tengo la oficina que no se donde hay nada y parece interesante este tema de la gestión documental. Pueden mandarme más información del curso a ver si me interesa. Gracias.

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