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¿CUALES SON LAS VENTAJAS DE LA GESTION DOCUMENTAL?


Si alguna vez te has preguntado cuáles son las ventajas de la gestión documental en la empresa para tomar la decisión de aplicarla o no en tu organización, a continuación te indicamos cuáles son las principales que pueden ofrecerte más beneficios. Y es que, desde la incorporación de las nuevas tecnologías y las herramientas informáticas en las oficinas, son muchas las ventajas de laVentajas Gestion Documental gestión documental tanto a nivel económico como organizativo. Aplicar estas técnicas puede resultar la clave para conseguir la diferenciación necesaria para obtener una ventaja competitiva sobre nuestros competidores más directos.

Una de las principales ventajas de la gestión documental sería la posibilidad de reducir el elevado volumen de documentos con los que suelen trabajar las empresas. Así, se consigue optimizar el espacio disponible en las oficinas. Pero no solo esto, sino que otra de las ventajas de la gestión documental, muy relacionada con la anterior, sería la facilidad que ofrece para organizar, ordenar y clasificar los documentos. Además, gracias a la gran variedad de software disponible para la gestión y administración de bases de datos informatizadas, el tiempo necesario para localizar y obtener la información que necesitemos en caso se reduce más que considerablemente. De esta forma se agilizan los trámites de la oficina, reduciendo los costes derivados de ello y mejorando notablemente el servicio a nuestros clientes.

Otra de las ventajas de la gestión documental consiste en la eliminación o reducción de tareas que implican un coste y una dedicación de algún trabajador, y que sin embargo no aportan ningún valor añadido a la empresa.  Una de las ventajas de la gestión documental que más utilidad puede tener hoy día es su idoneidad para proteger los datos de la empresa y conservarlos de forma segura, evitando pérdidas de información.

Ahora que conoces cuáles son las ventajas de la gestión documental que más utilidad pueden tener para tu organización, solo falta que actualices tus sistemas para poder implantarla. Además, realizando un curso de gestión de sistemas de información y archivo podrás desarrollar los conocimientos y competencias necesarias para realizar la gestión documental.

Jose Sanjuán Iglesias

Diplomado en Ciencias Empresariales

Licenciado en Investigación y Técnicas de Mercado

Área de Investigación y Comercio Exterior Euroinnova.

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2 Comentarios


Formación
06/05/2014 14:51:13
Hola, ya tiene disponible la información solicitada en su correo electrónico. Un saludo.

Bahia
07/04/2014 12:43:00
Me gusta lo de disminuir los documentos a utilizar en mi empresa. ¿Con este curso podría llevar mi oficina mejor? ¿Que temario se da en el curso?

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