Asistente personal

- Concepto y fines de la empresa

- Elementos de la empresa -tierra, trabajo, capital, clientes, proveedores, actividades, medios de producción, productos

- Las funciones de la empresa -dirección, financiera, productiva, comercial, administrativa y de gestión de recursos humanos

- Clasificación de las empresas según: tamaño, propiedad del capital, coste de la producción, sector económico al que pertenecen, su forma jurídica y según el ámbito geográfico de su actividad. Las transnacionales

- La organización de la empresa en la Historia

- Principios de organización empresarial

- Organización interna de las empresas. Departamentos

- La organización informal de la empresa

- La representación de la empresa por medio de organigramas. Sus diferentes tipos

- Identificación de la estructura organizativa y la cultura corporativa

- Evaluación de los criterios de organización: puntos fuertes y débiles. Las necesidades de mejora

- Niveles de mando -alta dirección, media y mandos intermedios u operativos

- Personalidad y comportamiento del directivo. Temperamento

- Tipos de autoridad -formal, real, tradición, carisma, coacción, propiedad, acuerdo

- Funciones de la dirección: dirección, planificación, organización, ejecución y control

- Estilos de mando: Dirección y/o liderazgo. El directivo autocrático, el paternalista, el participativo o democrático, el burocrático y el «laissez faire»

- Dirección por objetivos

- Adaptación de la asistencia al sistema de mando

- Deontología del secretariado. Principios éticos empresariales. Código deontológico

- Relaciones ascendentes: el asistente y el directivo

- Relaciones descendentes: el asistente y el equipo humano administrativo a su cargo

- Relaciones complementarias: el asistente y otros directivos. Relaciones externas

- Del secretariado personal de dirección. Autoestima y asertividad

- Tipos de servicio del secretariado: del área económica, productiva, científica, jurídica y el de la administración pública

- Elementos del proceso -emisor, mensaje, canal de transmisión, código, receptor, contexto, referente-

- Tipos de comunicación - oral, presencial, no presencial, no verbal, escrita, audiovisual, electrónica, formal, informal, interna, externa-

- La comunicación informal: beneficios, problemas y sus causas. Los rumores

- Efectos de la comunicación

- Obstáculos o barreras para la comunicación: físicas y psicológicas -percepción y esquemas preconcebidos-

- Decálogo de la comunicación

- Tipo de relaciones: laborales y humanas

- Tratamiento de la información. Flujo entre departamentos. Los plazos y el coste. Lo confidencial y lo restringido

- La relación entre la organización y la comunicación en la empresa. Centralización y descentralización

- La imagen corporativa e institucional en los procesos de información y comunicación en las organizaciones. Interna y externa (publicidad, promoción y relaciones públicas)

- Realización de preguntas concretas y correctas

- Utilización de un vocabulario concreto

- Vicios de dicción

- La locuacidad, el tono, el ritmo, la claridad, la concisión y la coherencia.

- La empatía

- La asertividad

- La reformulación

- El feed-back o retroalimentación

- El carácter

- La escucha activa. Técnicas

- Cuestiones abiertas y cerradas

- Cuestiones alternativas y dirigidas

- La realización de entrevistas

- Formas de comunicación no verbal: el paralenguaje -tono, volumen, cadencia, pronunciación, ritmo, silencios-, la mirada, la expresión facial, la postura, los gestos -abiertos, cerrados, de engaño, de incongruencia-, la proxemia -escala de distancias-, la apariencia personal y la acogida

- Pautas de realización-concisión, precisión, claridad, coherencia, riqueza de vocabulario, cohesión y énfasis

- Estilos de redacción: técnicas de sintetización de contenidos

- Técnicas y normas gramaticales: corrección ortográfica, construcción de oraciones y corrección semántica

- Normas de aplicación de siglas y abreviaturas

- Redacción de documentos profesionales. Tipos de lenguaje y estructuras efectivas

- Internos -memorando, convocatoria, acta, autorización, avisos y anuncios, boletines y revistas, memoria de actividades, comunicados, nota interna, solicitud, resumen de prensa

- Externos -anuncios, carta circular, carta comercial, tarjeta de visita, tarjetas comerciales, tarjetones, invitaciones, saludas, comunicado de prensa, telegramas

- Básicos de la empresa privada- informe, certificado, instancia, denuncia, recurso

- Mercantiles- presupuesto, pedido, nota de entrega, albarán, factura pro-forma, factura definitiva, nota de abono, contrato de compra-venta, recibo, cheque, pagaré, la letra de cambio, giros, transferencias, rellenado de libros de registro

- De la administración- informe, certificado, oficio, nota interior, hojas de iniciativas y reclamaciones, la carta

- Lenguaje y redacción publicitaria. Características

- La carta: presentación, clases y soportes físicos

- La carta comercial. Estructura -Inicio o encabezamiento, contenido o cuerpo, final o cierre-. Tipos- pedido, reclamación, publicitaria

- Correo de entrada: recepción, clasificación, apertura, comprobación, numeración y registro, distribución o despacho, archivo -técnicas de mantenimiento

- Correo de salida: elaboración, firmas, numeración, registro, plegado, ensobrado, franqueado y envío. Archivo

- Servicios de correos -lista, apartado de correos, telegrama, burofax

- Comunicaciones interiores

- Confidencialidad

- Coste y seguridad

- Medios propios y servicios externos

- Contratación de direcciones de correo e impresión de datos

- Configuración de la cuenta de correo

- Uso de las herramientas de gestión de la aplicación de correo: creación y cambio de nombre de carpetas, movimiento de mensajes hacia las carpetas adecuadas, eliminación del correo no deseado, utilización de listas de destinatario, creación de grupos de destinatarios, incorporar o agregar contactos a la libreta de direcciones

- La correspondencia y el correo electrónico: registro, añadidos y eliminación de marcas, apertura y guardado de archivos adjuntos, envío de mensajes a grupos de destinatarios

- El peligro de infección por algún tipo de virus. Criterios de Seguridad

- La firma digital. Requisitos, utilización y funcionamiento

- Métodos para la eliminación de la tensión

- Estudio objetivo de la solución

- Propuesta de una solución

- Las cartas de reclamación

- Agenda

- Desvío de llamadas

- Re-llamada

- Multi-conferencia

- Llamada en espera

- Buzón de voz o contestador

- Emisión de datos e imágenes

- Otros

- Individuales

- Centralitas

- Móviles

- Contestadores

- Grabadoras

- Dictáfonos

- Expresiones adecuadas

- Toma de contacto

- Desarrollo del diálogo

- Cierre de la conversación

- Toma de notas telefónicas

- Alfabeto telefónico -deletreo de nombres y direcciones de forma precisa

- Enfoque y realización de llamadas de consultas, reclamaciones, peticiones, quejas

- Uso y utilización de los mismos

- El lugar de trabajo. La oficina y su organización

- Preparación Previa de la Jornada de Trabajo

- Formas de fijar prioridades

- Lo urgente y lo importante

- Reagrupación y simplificación

- Distribución racional de las tareas a lo largo de la jornada

- Ladrones de Tiempo

- Cálculo del Valor del Tiempo

- Métodos de Optimización del Tiempo

- El reloj biológico. La curva de la actividad y la fatiga

- Utilización de Aplicaciones Informáticas en la Gestión del Tiempo. Instalación. Funciones y procedimientos de las aplicaciones

- Normativa actual. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales

- La carga de trabajo, la fatiga y la insatisfacción laboral

- Criterios ergonómicos

- Vitales, útiles, importantes, necesarios, transitorios, desechables

- Documento, informe, expediente, dossier

- Reservado, restringido, privado, público

- Métodos: ordenación alfabética, numérica, por índice temático, cronología y toponímica

- Sistemas: tradicional, ordenador, microfilmar documentos. Soportes de Archivo

- Agenda manual

- Agenda electrónica

- Ordenador

- Planificación

- Gestión

- Información

- La agenda del directivo

- La agenda del asistente

- Normas para el buen uso de la agenda

- De información: ascendente, descendente y horizontal -comisiones de trabajo, grupos de decisión

- Ordinarias

- Extraordinarias

- Formales

- Medias -grupos de calidad, comité de empresa, reunión de venta-

- Informales -reunión de departamento, planning semanal, otros-

- Internas -junta directiva, asamblea, aprobación presupuestos, consejo de administración, comité directivo, junta de accionistas-

- Externas -mesa redonda, conferencia, congreso, coloquio, convención, simposio, negociación-

- Objetivos: intercambio de ideas o de información, toma de decisiones, elaboración de estrategias, distribución y coordinación de tareas, comunicación de temas de interés

- Presupuesto

- Registro de fechas en agendas

- Lista de control

- Lista de participantes

- Material de apoyo -pizarra adhesiva, de papel o magnética, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas-

- Tarjetas -colocación de los integrantes, precedencias-

- Logística: Sala -luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing

- Orden del día

- Convocatoria -dentro o fuera de la empresa-. Texto de la convocatoria

- Cuestionario de evaluación

- Acta resumen -elaboración borrador, envío, libro de actas-

- Informe

- Informe económico

- Seguimiento de acuerdos

- Archivo del dossier de la reunión