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Conoce el perfil de un asistente administrativo con Euroinnova

El asistente administrativo se encarga de garantizar el óptimo funcionamiento de un departamento, gerencia o empresa, debido a que es de los recursos humanos prioritarios de toda organización, dentro de la gestión administrativa que debe realizar, tiene como principales actividades y tareas: planificar, coordinar, organizar, redactar comunicaciones, resguardar información y elaborar los reportes que sean requeridos, entre otros.

Por lo anterior señalado cabe preguntarse ¿Cuál es el perfil de un asistente administrativo?

perfil de un asistente administrativo

Funciones de un asistente administrativo 

Como mencionamos anteriormente, un asistente administrativo es el encargado de ejecutar varias funciones importantes dentro de una organización y, es gracias a estas tareas que muchas partes importantes de la misma logran funcionar correctamente, . Veamos cuáles son estas funciones:

Gestión de documentos

La primera función con la que debe cumplir un asistente administrativo es de la de gestionar los documentos importantes de la empresa, generalmente esta tarea va de la mano con el almacenamiento, organización y la administración de archivos, sin embargo, encontramos que en algunas ocasiones es necesario que los asistentes administrativos se encarguen de redactar, corregir o de editar dichos documentos.

Por ejemplo, en aquellas oficinas encargadas de asuntos legales es probable que el asistente administrativo deba tomar dictado o registrar todo lo acordado en una reunión, para esto es necesario que esté relacionado a la terminología y a los distintos procedimientos legales.

Planeación de eventos

Los asistentes administrativos también deben encargarse de gestionar o planificar todos los eventos que deban realizarse, o que tengan relación con la oficina, la dificultad de esta tarea va a depender de la magnitud de la empresa en la que se trabaje.

Estos eventos pueden ser variados, desde juntas de trabajo, almuerzos de negocios o congresos y fiestas empresariales de gran tamaño e importancia, sea cual sea el caso, un asistente administrativo debe ocuparse de gestionar los aspectos que se relacionen a dichos eventos. ¿Quieres conocer el perfil de un asistente administrativo?

Atención a usuarios o visitantes

Esta es una de las tareas más comunes de las que un asistente administrativo debe encargarse y se entrelaza directamente a la proporción de la empresa en la que desempeñe su cargo, por ejemplo, en empresas pequeñas que deban encargarse de atender de forma directa a todos los clientes, el asistente administrativo deberá hacerlo.

En empresas más grandes, un asistente administrativo deberá cumplir con la tarea de recibir y atender a socios o grandes proveedores, orientándolos en el cumplimiento de la agenda o en las reuniones con gerencia.

perfil de un asistente administrativo

Administración de datos del personal

En esta función encontramos que un asistente administrativo es el encargado de controlar los datos personales de todos los empleados de una empresa, esto debido a que en el caso de que se necesite dicha información, el asistente podrás facilitarla con rapidez.

Contabilidad

Otra función de un asistente administrativo es la de monitorear y registrar los gastos que se producen dentro de la empresa, estas tareas pueden ser sencillas e incluso se pueden registrar en hojas de cálculos para mayor comodidad.

También encontramos que, en algunos casos, las empresas le piden al asistente administrativo que tenga la capacidad de desarrollar tareas más complejas, como, por ejemplo, presentar informes contables a la gerencia en reuniones importantes con socios e inversionistas. Ahora veamos cómo debe ser el perfil de un asistente administrativo?

Perfil de un aspirante a asistente administrativo

Para gestionar una empresa de manera exitosa, así debe ser el perfil de un asistente administrativo

  • Excelentes habilidades de comunicación, con claridad, tanto escrita como oral.
  • Vocación de servicio, contar con habilidades de servicio al cliente.
  • Orientación al cliente, con capacidad de establecer relaciones profesionales duraderas.
  • Proactividad, con criterios de independencia como parte de un equipo multidisciplinario.
  • Organizado, dispuesto a trabajar bajo presión, en entornos dinámicos.
  • Capacidad analítica y habilidades para resolver conflictos.
  • Con inventiva, y conocimientos generales de procedimientos y procesos de oficina.
  • Manejo de un segundo idioma.
  • Conocimientos en el manejo de paquetes bajo ambiente Windows Microsoft (Word, Excel, Power Point).

De las características personales principales que debe contar el asistente administrativo, se encuentran el ser honesto, discreto, detallista, creativo, motivado, responsable, capacidad de adaptarse a diferentes situaciones, educado y respetuoso en sus relaciones, que la permita ser asertivo en la gestión administrativa a realizar.

Las personas que se decidan por este puesto de trabajo, deberán haber culminado mínimo los estudios secundarios, ser organizados; con capacidad de abrirse nuevos caminos  y desarrollarse profesionalmente.

perfil de un asistente administrativo

Perfil de un asistente administrativo: ¿Cuánto gana?

Para conocer más sobre el perfil de un asistente administrativo veamos cuánto gana uno de estos profesionales al año aproximadamente. 

Todo dependerá del país o la empresa en la que trabajes pero en promedio, un asistente administrativo puede ganar hasta $8425 al mes. 

Retos actuales de un asistente administrativo 

El asistente administrativo es un puesto de trabajo que antiguamente era ocupado por las secretarias. Actualmente, el perfil de un asistente administrativo, lo puede lograr todo el que tiene el requerimiento de talento humano una mayor preparación, experiencias y habilidades personales, que realmente garantice el cumplimiento de las funciones inherentes al cargo.

El mundo empresarial para esta labor requiere de formación, de generación de habilidades, de conocimientos y destrezas, necesarias e indispensables, dado que el mercado laboral es competitivo; se pueden conseguir diferentes cursos y talleres vía internet.

Para ser un excelente asistente administrativo puedes cursar carreras de que te preparen como auxiliar administrativo, y aprendas a hacerte cargo de las funciones y asumas los retos que estos profesionales enfrentan día a día en el sector empresarial.

¿Qué programas debe manejar un asistente administrativo?

Otro de los aspectos que debemos tomar en cuenta al momento de hacer mención sobre el perfil de un asistente administrativo son los programas que estos profesionales deben manejar a la perfección, estos son: 

Excel

Excel es la hoja de cálculo por excelencia. Un aceptable conocimiento de los recursos y las herramientas que ofrece esta sorprendente hoja de cálculo permitirá que tu CV destaque.

Un software de contabilidad

Entender las finanzas de la empresa y poder acceder a esa información en el momento en que sea necesario te dará un plus sobre otros Técnicos Administrativos o incluso sobre tus superiores.

perfil de un asistente administrativo

Un gestor de proyectos

Dependiendo de la estrategia de negocios de la empresa y de la forma en que se dispongan los equipos de trabajo. Un gestor de proyectos te permitirá tener una visión constante y actualizada sobre el avance de las tareas, los retrasos en el cumplimiento de las mismas, la asignación de responsabilidades y la interacción entre los miembros del equipo de trabajo.

Es de resaltar, que cada vez es más frecuente que las empresas a nivel mundial, tomen en cuenta para el perfil de asistente administrativo que los postulantes y posibles elegibles tengan carreras universitarias en las áreas de administración, gerencia, gestión empresarial, entre otras; que les permita contar con un talento humano en mejores condiciones para asumir las funciones y las dinámicas actuales.

Invitamos a nuestros lectores a complementar la información con los mejores cursos que los capacitará para ser asistente administrativo, que ofrece Euroinnova, la Escuela de Negocios Especializada en Formación Online y aprender sobre esta importante área de negocio para cualquier empresa, dirigido a aquellos que desean ampliar y actualizar sus conocimientos en este campo de la profesionalidad.

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