Perfil de una secretaria ejecutiva

Una secretaria (o secretario) es quien ejerce el rol de asistente de dirección o de departamentos ejecutivos de una empresa u organización. El objetivo de una secretaria en una empresa es supervisar asuntos de confidencialidad, realizar trámites administrativos o mantener en orden asuntos básicos de oficina.

Sin embargo, el perfil de una secretaria ejecutiva va acorde con asistir a los altos rangos de la industria donde trabaje. Se encargan de apoyar directamente a los ejecutivos de la dirección, en labores como peticiones de información o meras tareas administrativas. Descubre con nosotros todo lo que hace una secretaria y aprende sobre este interesante oficio.

El perfil de una secretaria ejecutiva no sólo debe coincidir con ser una buena asistente, también para ser la mano derecha de su jefe. Entre las cualidades que debe tener están la organización, el buen trato al público, ser ágil y diligente, además de conocer perfectamente el trabajo de los ejecutivos de la empresa para cumplir el suyo.

En este sentido, el trabajo de una secretaria en una oficina va más allá de recibir órdenes de sus superiores...Conoce con nosotros las múltiples funciones de esta interesante labor.

¿Cuál es el perfil de una secretaria ejecutiva?

El perfil laboral de una secretaria ejecutiva cuenta con una serie de requisitos y habilidades que le permitirán ejercer su trabajo de la mejor manera. Entre las características más destacadas del perfil profesional se encuentran:

• Eficiente con el tiempo y ser organizada.
• Respeto, atención y naturalidad al interactuar con el público.
• Detallista o perfeccionista, y meticulosa.
• Facilidad de expresión, sea oral o escrita. Un agregado importante es poder ser bilingüe.
• Tener iniciativa y poder cumplir trabajo bajo presión o estrés, generalmente causado por el tiempo.
• Capacidad para resolver requerimientos en la oficina.
• Manejo tecnológico, programas de registro e índole administrativa.

Es crucial que la secretaria de la gerencia conozca el funcionamiento de la empresa y la labor de su departamento. Tanto ella como la asistente administrativa coinciden en tareas que suman a  la productividad de la empresa, ya sea solventando trámites y organizando todo adecuadamente.

¿Cuáles son las funciones de una secretaria ejecutiva?

El perfil y funciones de una secretaria ejecutiva son importantes para la empresa porque son el apoyo de los altos rangos de la institución. Entre sus ocupaciones se encuentran:

• Responder llamadas y mensajes, y organizar las solicitudes a los ejecutivos.
• Recibir a los visitantes y poder servirles de guía.
• Brindar la información solicitada por sus jefes o visitantes.
• Clasificar correspondencia y preparar una respuesta a inquietudes recurrentes.
• Realizar informes y presentaciones a partir de borradores o documentos preexistentes.
• Gestionar y mantener los programas de los ejecutivos.
• Establecer sistemas de archivado.
• Planificar viajes a partir de preparativos, itinerarios, conferencias y responsabilidad social del ejecutivo. Como asistente, la secretaria moderna, realiza el viaje junto a su jefe, procurando que todo esté en orden.
• Manejar programas de presentación como prezi (prezi inc) para las conferencias de los ejecutivos.
• Organizar el orden del día y los preparativos para las reuniones de los altos rangos de la empresa.
• Supervisar a otros trabajadores y delegarle diversas labores, como a una secretaria administrativa de algún departamento.

Las funciones básicas de una secretaria ejecutiva bilingüe pueden ser las típicas de oficina. Desde imprimir diversos informes o archivos, hasta ser una recepcionista del área con alta capacidad de atención al público.

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