Curso de correspondencia comercial

Curso de Correspondencia Comercial

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¿Cómo realizar la correspondencia con hoja de cálculo en Excel?

Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y apellidos. Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo.

Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su equipo local.

Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a su documento de combinación de correspondencia en Word. Puede importar información de su hoja de cálculo de Excel importando información de un archivo de valores separados por comas (.csv) o de texto (.txt) y usar el Asistente para importar texto para crear una nueva hoja de cálculo.

¿Qué es un documento con combinación de correspondencia?

Se trata de un mensaje que se envía a muchos receptores distintos. En este contexto, la parte principal del documento es idéntica en todas las versiones. No obstante, como los destinatarios varían, hay determinados campos que deben ser adaptados. Se trata principalmente del campo de la dirección y, en su caso, el saludo. También se pueden introducir números de cliente u otra información personalizada en el texto de forma automática.

La mayoría de procesadores de textos, como Word, cuentan con funciones automatizadas para estos casos. Para que puedas aprovechar esta ayuda, es necesario que los programas puedan acceder a una base de datos que debes mantener siempre actualizada. Allí, el software toma los nombres y las direcciones de los destinatarios y los introduce en los puntos correctos del documento.

Las posibilidades de aplicación de la función de combinación de correspondencia en Word son muy variadas. En el sector laboral, por ejemplo, las empresas usan la función de combinar correspondencia para enviar material informativo, facturas u ofertas. Los usuarios particulares usan la combinación de correspondencia principalmente para enviar invitaciones para grandes fiestas

Consejo

La función de correspondencia no solo sirve para cartas, también la puedes usar para correos electrónicos, sobres o etiquetas. Para ello, selecciona el formato correcto en "Iniciar combinación de correspondencia" en la pestaña "Correspondencia".

¿Cómo combinar correspondencia en Word archivos separados?

De forma escueta podrías llevar a cabo los siguientes pasos:

1. Crear la tabla con los datos personalizados, guardar y cerrar el archivo.
2. Iniciar la correspondencia indicando a Word el tipo de documento que vamos a generar.
3. Asociar la tabla al escrito mediante la selección de una lista existente.
4. Escribir el texto e insertar los campos combinados cada vez que sea necesario.
5. Formatear y guardar.
6. Verificar el resultado final con la vista previa y modificar si es conveniente.
7. Finalizarla combinación escogiendo el resultado final.

 ¿Cuál es la correspondencia comercial?

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Posiblemente te estés preguntado  ¿Cuál es la correspondencia oficial?
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