COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

¿Cuál ha sido la evolución de las políticas de comunicación en la empresa a lo largo del siglo XX?

Las políticas de comunicación comienzan a participar en los planes de establecimiento de las empresas en la década de 1970, tanto en Estados Unidos como en "el viejo continente", Europa. Siempre se asocia con estrategias de recursos humanos, las  políticas de comunicación interna no han respondido a una tendencia de negocio nueva, pero eran una respuesta real a la creciente complejidad organizativa que se iba adquiriendo poco a poco en  el mundo de la empresa.

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Inicialmente, la comunicación interna se centró en la información de propagación vertical de tres tipos: laboral, operativa y organizativa, es decir, información sobre las condiciones de trabajo, salarios, normas, etc. De esta manera, se llegó a establecer una estrecha relación entre todos los trabajadores de la empresa.

En medio de la década de 1990, la comunicación interna se independiza del área de los recursos humanos y se integra,  junto con la comunicación externa, en la estrategia de comunicación corporativa. Desde entonces hasta hoy, las organizaciones ponen especial énfasis en la bidireccionalidad de la comunicación, es decir, establecer una respuesta activa con sus empleados, motivarlos y dinamizar su trabajo diario.

Funciones que realiza la Comunicación en la empresa

Entre otras cosas, a favor de las políticas de comunicación encontramos los siguientes aspectos de la organización, en los cuales se enfoca este curso de comunicación interna:

• Mejora de la eficacia de la empresa: mucha más información de sus trabajadores han mejorado su trabajo en equipo y trabajo individual. Empleados estarán completamente integrados en la organización y por tanto se comprometa a ello.
• Que mantiene empleados conscientes de todo lo que pasa en la empresa: hacia recibe sorpresas y todo el mundo sabe los cambios (positivos y negativos) que tienen lugar en su entorno.
• Hace más fácil solución de problemas: si opinión exhortó a trabajadores sobre un tema determinado, es probable que facilitar la resolución de conflictos porque facilitará más ideas.
• Permite a la organización a responder más rápidamente a los cambios.
• Promoción de confianza y buenas relaciones entre los trabajadores: ya que se evitan problemas de territorialidad. Cuando un trabajador se siente inseguro, puede ser sospechoso de sus compañeros y guardar la información.
• Da un sentido de pertenencia a la organización: genera un sentimiento de unidad, que las ideas y opiniones de los empleados son sentido y valor, que todos trabajan juntos para alcanzar el mismo objetivo.

Herramientas para mejorar la comunicación interna

Existen determinadas herramientas que, si las usamos correctamente, contribuyen a mejorar la comunicación interna:

• Elaborar y difundir un manual corporativo

Es de gran utilidad para los nuevos empleados. Al principio habrá un texto de bienvenida y posteriormente encontraran toda la información relevante que necesitan manejar para desarrollar su actividad profesional: los objetivos de la empresa, el organigrama de una empresa, los procedimientos básicos, las normas internas, los valores de la entidad o recursos.

Si está redactado correctamente y con todos los detalles fundamentales, el trabajador será eficaz desde, prácticamente, el primer día de su incorporación. Además, al sentirse integrado e informado su adaptación será más rápida.

• Creación de nuevos canales de comunicación

En la era tecnológica que vivimos resulta más eficaz usar canales de comunicación interna que estimulen a los trabajadores. Crear una revista interna, por ejemplo, para plasmar de forma amena toda la información de actualidad sobre la corporación, es una manera dinámica de llegar a todos los empleados.

La revista no es la única herramienta de este tipo. También pueden funcionar bien las newsletters, los vídeos a través de un canal de youtube interno, canales de televisión propios en la intranet, etcétera.

• Buzón de sugerencias

La comunicación interna, para que realmente funcione, debe ser bidireccional y basarse en el respeto y la confianza. No obstante, habrá temas delicados en los que el empleado no quiera dar a conocer su identidad o expresar una opinión concreta por el recelo a no ser entendido. Esto se soluciona con la colocación de un buzón de sugerencias.

La empresa no puede permitirse perder buenas ideas o iniciativas por el hecho de que el empleado tenga miedo o vergüenza. Con el buzón de sugerencias se pueden recoger, de manera anónima, las inquietudes y opiniones de los trabajadores, sin que se produzca ninguna situación incómoda o sin el miedo a las represalias.

• Tablón de anuncios

Para determinados temas, como situaciones puntuales, urgentes o relevantes se puede utilizar un tablón de anuncios que todos los miembros de la empresa puedan consultar. La ventaja es que evitamos saturar el correo electrónico de los empleados y, lo que es peor aún, que al llegar demasiados emails con noticias internas, se acaben convirtiendo en spam.

Si queremos que sea realmente útil, es necesario fomentar la participación de los empleados, poniendo en marcha alguna iniciativa interesante como comidas de departamentos un determinado día de la semana, propuestas para jugar al pádel después del trabajo…

• Encuentros periódicos

La comunicación corporativa dispone de muchas herramientas escritas para fomentar la participación e integración de los empleados, pero no es suficiente. Es fundamental reunirse físicamente, al menos un par de veces al mes, para cohesionar los equipos.

Las relaciones interpersonales favorecen la comunicación y la empatía. Por eso, marcar encuentros periódicos en los que ofrecer datos y ponerse al día, son imprescindibles.

Hemos elaborado un contenido descargable sobre la importancia del feedback en las evaluaciones de desempeño. Y es que es un aspecto igual o más importante que el propio sistema en sí. La manera en la que se transmiten los puntos fuertes o debilidades del trabajador es clave para ayudarle a desarrollar todo su talento.

¿Cómo puede implementar una buena política de comunicación?

La clave del éxito de una política de comunicación radica en el hecho de que haya una buena política de planificación estratégica comunicacional transmitida a través de diversas herramientas, como los medios digitales (intranet, boletín, blogs, canales internos de TV, revistas impresas y digitales, etc. ); acciones de grupo (desayunos y estrategia encuentros, reuniones de comunicación, visitas a los administradores); formación de directivos y jefes (programas de entrenamiento, seminarios, cursos, etc.); y medidas generales y específicas (encuestas, diagnóstico ...).

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