Curso de elaboración de documentos de trabajo

Curso de Elaboración de Documentos de Trabajo

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¿Cómo elaborar documentos formales?

Cuando queremos expresar nuestras ideas, trabajos u cualquier otra cosa de manera formal, necesitamos seguir un plan marcado de antemano para conseguirlo de manera adecuada y eficiente. La forma de trabajar dice mucho de nosotros, por lo que la forma de elaborar y presentar documentos en el trabajo también muestra al destinatario cómo somos.

Hay dos tipos principales de documentos empresariales que se suelen utilizar:

• Actas: Se trata de un documento en el cual se reflejan los hechos o lo sucedido en una reunión para dejar constancia de lo sucedido en esta.
• Convocatorias: Es un documento a través del cual se cita de forma oficial a un grupo de personas en un lugar para tratar sobre un tema determinado.

Por otro lado, los documentos formales en el mundo empresarial y de los negocios pueden tener tres objetivos principales:

• Informar: La mayoría de documentos que se realizan hoy en día, tratan de transmitir información a la persona que lo está leyendo. Lo realmente importante es encontrar una manera fácil de expresar las ideas para que el documento sea comprendido y entendido rápidamente, sin necesidad de darle muchas vueltas. Esto implica que hay que poner toda la información que se quiera transmitir de una forma organizada y con una redacción clara y concisa.
• Ayudar a tomar una decisión: Este tipo de documentos suelen ser a los que llamamos "informes". Son de carácter crítico-analíticos y suelen resumir una situación después de haber sido analizada y estudiada adecuadamente. También suelen dar los resultados finales, de modo que será más sencillo tomar la decisión adecuada en cada momento. Para esto se necesita que la persona que lo lea esté capacitada para entender el informe a la perfección.
• Persuadir o intentar convencer de algo: Suelen utilizarse para vender una idea o proponer algo. Se recomienda escribir desde el punto de vista del lector y utilizar un lenguaje persuasivo. También hay que intentar ser lo más objetivos posible en la redacción del documento y no hacer juicios de valor o expresar nuestras propias opiniones. 

¿Qué tipo de programas se utilizan para elaborar estos documentos?

Actualmente, existen numerosos programas informáticos que se utilizan para elaborar estos tipos de documentos. En el Curso de Elaboración de Documentos de Trabajo, podrás conocer algunos de ellos. No obstante, a continuación, te contamos algunos de ellos:

• Procesadores de texto: El más utilizado es Word, aunque existen muchos otros dependiendo del sistema operativo que utilices.
• Hojas de cálculo: Se suele utilizar Excel debido a la gran cantidad de funcionalidades que presenta. Además, en este programa se pueden meter enormes cantidades de datos y analizarlos. También se pueden elaborar informes con él.
• Elaboración de presentaciones: Especialmente las empresas y los usuarios en general, hacen uso de PowerPoint. Aun así, existen otro tipo de programas colaborativos con los que poder hacer presentaciones creativas de forma online. Por ejemplo, Prezi o Canva.
• Edición de objetos multimedia: Encontramos, entre otros, Movie Maker para la edición de vídeo. Pero existen tantos que no podríamos mencionarlos todos, anímate a estudiar este Curso Online y descúbrelos.

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