Conoce ¿De qué manera se puede planificar y gestionar un evento?
¿Te has preguntado de qué manera se puede planificar y gestionar un evento? Para empezar, debemos definir el evento como una actividad planificada que se organiza con la idea de desarrollar actividades variadas según la temática. Las cuales, suelen ser captadas por un público específico gracias a la utilización de la comunicación efectiva como mecanismo de integración y desarrollo.
Como te comentamos antes, el factor clave de los eventos es la planificación, sobre todo si hablamos de eventos de gran magnitud. Pues, al reunir a un grupo grande de personas es casi imposible que algo improvisado salga bien, por esto en este artículo estaremos dando a conocer de qué manera se puede planificar y gestionar un evento correctamente.
¿Cuáles son los tipos de eventos que existen?
Antes de conocer de qué manera se puede planificar y gestionar un evento es pertinente saber cuáles son los tipos de eventos que existente, ya que de acuerdo con el qué evento quieras realizar la planificación varía. Teniendo en cuenta esto, los tipos de eventos más comunes son:
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Eventos corporativos: son planificados dentro de las empresas para favorecer el desarrollo de las potencialidades de cada miembro y la cohesión de todos como equipo de trabajo.
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Eventos culturales: en ellos se planifica el encuentro para promover intercambios culturales específicos o globalizados.
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Eventos virtuales: es un tipo de evento innovador que resulta del uso de plataformas online como mecanismo de encuentro e interacción entre personas. Pueden variar según el tema de interés y la participación de un público
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Eventos sociales: estos eventos son planificados para la celebración de encuentros en materia de bodas, bautizos, graduaciones, aniversarios, entre otros.
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Eventos políticos: surgen del encuentro de personalidades comprometidas con un estado o país en materia de política.
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Eventos deportivos: reúnen una cantidad de participantes con buena disciplina deportiva para la competición en ellos. Puede participar el público general y los atletas.
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Eventos religiosos: son de carácter dogmático y el propósito es encontrarse con la cultura religiosa según sea la corriente que se practique.
¿De qué manera se puede planificar y gestionar un evento?
Partiendo de un interés general o colectivo, los eventos son planificados teniendo en cuenta ciertos aspectos fundamentales que garantizan el éxito del evento. Por ello, si quieres planificar y un evento debes tener:
- Un objetivo: en pocas palabras el porqué de la celebración, considerando el objetivo de un evento el planificador puede determinar la importancia del mismo y orientarse para identificar otros aspectos.
- Un público: esto quiere decir para quien está dirigido el evento. Por ejemplo, un público infantil, público general, público específico, entre otros.
- Una fecha: como te imaginarás, tener claro cuándo va a suceder el evento será de gran ayuda en la gestión del tiempo, ya que el planificador puede determinar desde cuando comenzar a organizar los detalles de una celebración y cuando debe tener todo listo.
- Un lugar: de acuerdo con el contexto del evento, la planificación también significa escoger que lugar se adecua para el desarrollo del mismo. Para que el evento sea exitoso debes ofrecer al público el espacio suficiente para estar cómodo y recrearse.
- Un presupuesto: aunque muchos lo ignoran, planificar un evento representa la inversión de una buena cantidad de dinero, por ello al planificarlo también debes tener en cuenta el límite del presupuesto.
- Un método de promoción: la planificación de un evento también significa promover la asistencia a un evento, etapa en la que se difunde información referente al mismo mediante el uso de distintos mecanismos, según el tipo de evento que se esté realizando. Por lo general, si el evento es privado se envía una invitación formal y si es público se realiza la publicidad.
- Un equipo de gestión: por último, como planificador o planificadora de un evento necesitas establecer un equipo de trabajo que te ayude a gestionar las actividades a realizar en un evento.
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