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CONSEJOS PARA PROTEGER LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA


Siguiendo algunos sencillos consejos para proteger los archivos en la empresa puedes evitar la pérdida, robo o deterioro de documentos e información que puedan llegar a resultar de vital interés para la organización o que nos haga incumplir la aplicación de la Ley de Protección de Datos Personales con la sanción (de hasta 600.000 euros) que esto nos puede suponer. En cuanto a losConsejos Proteger Archivos Empresa consejos para proteger los archivos en la empresa cuando nos referimos a documentos impresos que se almacenan en la oficina, aunque resulte obvio podemos destacar la importancia de guardarlos en un armario, archivador, cajón, etc. que esté asegurado con un candado. Así los mantendremos fuera del alcance de trabajadores o visitantes que no debieran tener acceso a ellos. Otro de estos consejos para proteger los archivos en la empresa que conserves impresos consiste en utilizar un sistema de almacenaje que pueda protegerlos en la medida de lo posible de incendios, inundaciones o catástrofes similares.

Siguiendo con los consejos para proteger los archivos en la empresa, a la hora de llevar a cabo la gestión de archivos impresos es recomendable clasificar los documentos según su relevancia o por categorías que establezcamos según nos convenga, en archivadores de diferentes colores prestando especial atención en el manejo y la conservación de los más importantes.

Por otra parte, en cuanto a los consejos para proteger los archivos en la empresa en formato digital, es recomendable actualizar con la mayor frecuencia posible las copias de seguridad de toda la información disponible, así como utilizar herramientas de almacenamiento en la nube seguras y de confianza para almacenarlas, para evitar deterioros de los medios de almacenamiento físico. Además, contar con un adecuado control y gestión de la seguridad informática en cuanto a restricciones de acceso, antivirus, protección de la red de ataques externos, etc. resulta fundamental a la hora de proteger nuestra información. Finalmente, para concluir estos consejos para proteger los archivos en la empresa conviene destacar, al igual que en el caso de archivos impresos, la importancia de almacenar en un lugar seguro los medios que utilicemos para guardar las copias de seguridad.

Jose Sanjuán Iglesias

Diplomado en Ciencias Empresariales

Licenciado en Investigación y Técnicas de Mercado

Área de Investigación y Comercio Exterior Euroinnova.

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