Posgrado microsoft access

 Curso de Posgrado Microsoft Access

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¿Qué es Microsoft Access?

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que contribuye a administrar grandes cantidades de registros. Es decir, sirve para recopilar, clasificar y manipular grandes cantidades de datos.

Realmente, aunque parezca que son dos programas muy parecidos, Access y Excel se complementan. Esto es porque, mientras que Excel se usa para analizar datos y hacer diferentes cálculos a través de fórmulas específicas, Access actúa más bien como una base de datos.

Características de Access

Los aspectos que más definen este sistema son:

• Es perfecto para usuarios individuales y equipos pequeños.
• No se necesitan apenas conocimientos previos, puesto que su funcionamiento es mucho más sencillo que el de otras bases de datos.
• Los datos se pueden tanto importar como exportar a otras aplicaciones.
• Las plantillas son muy útiles, especialmente para los usuarios con poca experiencia.
• Hace que se puedan realizar bases de datos en la web sin apenas esfuerzo.
• Ofrece la ventaja de que se pueden crear soluciones personalizadas usando el lenguaje de programación Visual Basic Access (VBA). Sus funciones principales son las de detectar errores, la automatización avanzada o la validación de datos, entre otras.
• Cuenta con la opción de poder ocultar o mostrar la cinta.
• Hace que los usuarios puedan ver los informes y que se eliminen los adicionales.

Funciones de Access

Las tareas que se pueden llevar a cabo en este programa pueden ser muy variadas. A continuación, contamos algunas de las funciones más utilizadas:

• Plantillas: El sistema cuenta con numerosas plantillas simplificadas que facilitan muchas de las actividades que se quieran realizar. Así, será más sencillo crear bases de datos y poder usarlas como aplicaciones sin que se tengan que tener conocimientos de programación. Estas plantillas se encuentran normalmente en la pestaña de Archivo y sirven para hacer tanto formularios como para informes, tablas, etc.
• Exportar datos: Los datos se pueden exportar a otros programas o lugares sin problema y prácticamente a golpe de click. Es muy común que se manden a Excel u otro tipo de programas similares.
• Exportar bases de datos en PDF: Además de poder exportarlas en algunos formatos concretos, también se puede hacer en PFD para que sea legible por casi cualquier dispositivo.
• Consultas: Estas hacen que se pueda conseguir información acerca de los datos que se han creado en las tablas y se utiliza la misma sintaxis de SQL.
• Crear formularios, tablas o informes: Como hemos dicho anteriormente, esto se puede hacer a través de plantillas, pero también creándolas desde cero.
• Otras: Una función muy popular es la de Tell me, ya que te pregunta qué es lo que quieres hacer y te ayuda a encontrar justo lo que necesitas en ese momento.

¿Qué son los informes de Access?

Los informes de Microsoft Access son un objeto en forma de resumen de la información de la base de datos que sirve para que esta se pueda consultar fácilmente y ayudan a sacar conclusiones. Además, se pueden imprimir y están divididos por secciones.

Los elementos que contiene un informe son:

• Encabezado: Es una especie de portada.
• Encabezado de página: Aparece en todas las páginas y repite el título del informe en cada una de ellas.
• Encabezado de grupo: Sirve para poder imprimir el nombre del grupo.
• Detalles: Es la parte donde aparece toda la información relevante.
• Pie de grupo: Se imprime con él el resumen informativo de un grupo.
• Pie de página: Permite que se imprima información de cada página.
• Pie de informe: Se usa para imprimir resúmenes informativos o totales del informe.

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