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La información es un conjunto organizado de datos relevantes para uno o más sujetos que extraen de esta un conocimiento. Es una serie de conocimientos comunicados, compartidos o transmitidos y que constituyen algún tipo de mensaje. Su definición varía según la disciplina o el enfoque desde el cual se trate.
El tratamiento de la información son las operaciones que se llevan a cabo para la gestión de la información. Estas operaciones son muy variadas como administración, clasificación, transmisión, traducción, etc.
Suena interesante, ¿verdad? Te invitamos a que continúes leyendo.
La información puede clasificarse teniendo en cuenta distintos criterios. Uno de los más comunes tiene que ver con la relación entre los emisores de la información y sus receptores y según este, existen los siguientes tipos:
La información tiene un valor muy importante a nivel educativo, divulgativo y cultural. La información en un mundo tan globalizado y con la necesidad de diferenciación sobre los competidores, puede producir cambios importantes e inmediatos a favor de tu empresa.
El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.
El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos. Aunque este procedimiento suele cumplirse en formato papel, muchas empresas necesitan dar el salto a lo digital para trabajar de una forma mucho más eficiente.
Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de forma ordenada, documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.
El propio método para archivar documentos dice mucho sobre el funcionamiento y el estado en el que se encuentra la propia organización. Y es que el hecho de que se vuelva ilocalizable cualquier tipo de documento puede traducirse en una valiosa pérdida de tiempo o acarrear pérdidas económicas.
Además, en el otro lado de la ecuación nos encontramos con el ámbito legislativo. Por una parte, es necesario cumplir con los requisitos de control y seguridad de la información para un buen tratamiento de datos. Por otra parte, la ley obliga a conservar determinados documentos en relación con la actividad empresarial durante unos plazo mínimos.
Por tanto, dentro de la competencia de gestión documental, se requiere de un conjunto de conocimientos para el registro, organización, almacenamiento y recuperación de la información. Hoy en día, esto se traduce en un eficaz archivado de documentos digitales.
Las mejores técnicas y recomendaciones de archivado de documentos digitales.
La digitalización documental no hace más fácil su almacenaje por sí misma. Pese a que pasemos toda la documentación de formato papel a lo digital mediante, por ejemplo, equipos de escáner, para formar parte de la base de datos de redes privadas o en la nube; necesitamos adoptar hábitos y métodos de archivo que nos facilite el trabajo.
Toma nota de nuestras recomendaciones.
ECM son las siglas de Enterprise Content Management y en el tema que nos acoge hace referencia al sistema de gestión documental para las empresas.
Solpheo Suite es un sistema de gestión documental para almacenar, gestionar y compartir con todos los agentes implicados las tareas y procesos del negocio mediante la vía digital. Es de gran ayuda para la automatización de los procesos internos de las empresas y para conseguir dar respuesta a las necesidades del cliente actual. Sin lugar a dudas, podemos destacar de este sistema cuatro grandes puntos fuertes:
Todo lo anterior y mucho más podrás estudiarlo en este Curso Gestión de Documentos y Archivos. Accede a nuestro campus virtual y conoce nuestra amplía oferta de acciones formativas. Ante cualquier duda, te atenderán nuestros asesores especializados en la materia.
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