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Una de las partes fundamentales en el correcto funcionamiento de una empresa son los administradores; los encargados de planificar, organizar, direccionar, coordinar y controlar los procesos que en esta se lleven. Y es que sin las funciones del administrativo no habría orden en las actividades de la empresa, por lo que estos profesionales son fundamentales en cualquier organización de la actualidad.
Ahora bien, ¿qué hace un ente administrativo? No es más que aquella persona o equipo de trabajo que está encargado del funcionamiento, rendimiento y estructura de las actividades de la empresa. Entre sus actividades resulta el ordenar, organizar y disponer asuntos que están bajo su responsabilidad.
Las funciones del administrativo son muy variadas, pues deben manejar un nivel de exigencia alta y requieren de habilidades que ayuden a realizar diversas actividades al mismo tiempo, mucha paciencia y buena memoria.
Entre las laboras diarias que realiza este profesional se encuentra la gestión de llamadas telefónicas, correos electrónicos, faxes y cualquier actividad que corresponda a la agenda de la empresa. Entre otras funciones, estos profesionales se encargan de la organización del material administrativo: guardar, archivar, revisar todo tipo de documentación, el realizar fotocopias, impresión y escaneo de documentos, así como la redacción de los mismos.
Otra de las funciones del administrativo es estar al pendiente de solicitar suministros necesarios para las actividades de oficina, y acordar el mantenimiento de los equipos de trabajo. Sin menoscabar la necesidad de mantener su área de trabajo limpia y ordenada.
Además, están encargados de organizar las reuniones y de la logística de estos, incluyendo la reserva de los salones, coordinación de la comida, registrar la información en la base de datos o archivos que se tengan para el correcto manejo de la información relacionada a la empresa. Procesar y registrar información mediante la toma de notas, generar resúmenes y hacérselos llegar a las personas correspondientes.
Cabe destacar que este puesto de trabajo requiere la interacción con los clientes y terceros, así como atender y resolver sus consultas o reclamos. Por esta razón el personal encargado del área administrativa debe ser respetuoso, protocolar y tener grandes cualidades para tratar con el público.
¿Solo requiero de mis conocimientos? Para este tipo de trabajos, además de adquirir los conocimientos de administración y gestión, el profesional debe de adquirir discernimiento en programas informáticos que le ayudarán y apoyarán en la gestión de sus tareas. A su vez, conocer cómo se manejan aplicaciones como Word, Excel, programas contables, entre otros.
Saber otros idiomas, como el inglés, suele ser necesario para competencias específicas entre las funciones del administrativo. Pues con el mismo se tiene un mayor dominio del campo laboral, pudiendo conseguir mejores ofertas de las que podemos esperar.
Ahora, ¿Qué capacidades debo manejar? Pues bien, el personal administrativo debe estar dotado en capacidades como el dinamismo, la organización y la adaptación de las circunstancias. Muchas veces hay que tener habilidad en la resolución de problemas, poseer buena comunicación, saber atender a los clientes y terceros. El respeto es otra cualidad fundamental, así como la capacidad de trabajar en equipo y llevar varias actividades a la vez.
¿Qué pasa si no poseo alguna de estas destrezas y conocimientos? No te preocupes, algunas de estas son propias de las personas y otras son aprendidas con el tiempo. El estudiar esta carrera te enseñará y dará todas las herramientas para que te desempeñes correctamente y tu trabajo sea un éxito.
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