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Podríamos definir el lean office como una filosofía basada en los principios del así llamado lean thinking. Esta tiene como fin la identificación del desperdicio de tiempo en tareas administrativas e informativas que se llevan a cabo en muchos departamentos con el fin de optimizar los procesos de trabajo.
El término lean refleja la naturaleza de este método; significa esbelto, sin grasa sobrante y, por ende, eficiente en lo laboral. Así pues, una oficina lean es un espacio de trabajo que economiza el tiempo y los recursos al máximo.
Como otras muchas prácticas eficientes en el campo laboral, el lean thinking se plasmó en un primer momento en el lean manufacturing hace 60 años. Esta perspectiva aplicada al mundo de la industria fue adoptada por numerosas empresas hoy día exitosas, como puede ser Bosch.
En su día, mediante el lean manufacturing se empezó a detectar redundancias en los flujos de trabajo. Normalmente, se trataba de transportes innecesarios, excedentes de producción, esperas, defectos recurrentes y otras trabas para la consecución de un trabajo más fluido. Empresas manufactureras como Toyota, Intel o Nike implementaron esta estrategia en su actividad comercial.
Al final, el lean office no es más que una transposición de estas técnicas de lean manufacturing y de la filosofía del lean thinking al nivel burocrático de una oficina.
Puede que te estés preguntando cómo puede trasladarse una filosofía eminentemente industrial a un entorno tan alejado de las labores manuales como es la burocracia. Ciertamente, detectar fallas y planear mejoras en un proceso de trabajo más estático y abstracto resulta más complejo.
En cualquier caso, el lean thinking puede reflejarse perfectamente en un ambiente de papeleo:
Así pues, adoptar el punto de vista del lean office puede traer los siguientes beneficios a las empresas:
Uno de los principios del lean thinking es que todo se debe hacer bien a la primera. Es más simple decirlo que hacerlo. No solo debemos identificar cuáles son los errores que pueden ralentizar el flujo de trabajo, sino que hay que ahondar en por qué se cometen. ¿Podemos remediarlo de alguna manera?, ¿hay procesos de trabajo confusos?, ¿son usables los programas informáticos utilizados?, ¿cabría refrescar alguna práctica poco clara en la que suele haber fallos?
Al final, un fallo en el campo de la información puede incurrir en mayores pérdidas que cualquier fallo genérico en una cadena de producción industrial. En definitiva, los errores son rémoras que conllevan rectificación y, por tanto, volver a pasar dos veces por el mismo proceso de forma redundante.
Dentro de la filosofía del lean office se tiene el tiempo en alta estima. Hay que analizar todos los procesos de trabajo, sus pasos y las tareas que se vienen realizando hasta el momento. De esta forma, obtendremos una visión holística sobre la eficiencia de todas las partes de los procesos de trabajo.
Así pues, siempre habrá que idear formas en las que acortar los procesos de trabajo y aligerar su carga. Puede que estemos introduciendo datos duplicados o incluso que estemos llevan a cabo por inercia labores invisibles para el cliente final y que carezcan de cualquier valor.
No solo cabe someter a un análisis concienzudo los procesos de trabajo, sino también los canales de comunicación. En muchas ocasiones, son la fuente principal de desperdicios de tiempo. Y no porque los trabajadores abusen de ellas, sino porque el reparto de información y responsabilidades puede estar un tanto difuminado.
¿Saben los trabajadores a quién dirigirse cuando acaban una tarea determinada?, ¿queda claro cuándo y para qué se han de establecer comunicaciones interdepartamentales?, ¿qué canal es más rápido para resolver incidencias? Toda esta clase de preguntas necesitan una respuesta para poder optimizar la gestión del tiempo, y poder aprovecharlo en trabajo de valor.
El blanco final del lean office es aportarle valor al cliente. ¿Y qué significa valor? Por así decirlo, la empresa aporta su valor al mercado, y es el mercado el que procede a definir y perfilar lo que valora de un producto.
Es por ello que debemos centrarnos en qué aspectos del producto o servicios valora el cliente, y cuáles no le resulta útil, e incluso cuáles le estorba. Adaptando nuestro producto y, si procede, simplificándolo, podremos alcanzar una mayor eficiencia a la par que satisfacemos mejor las expectativas del cliente.
Todos los beneficios anteriormente mencionados, si bien implementados, llevan irremediablemente a una mejora significativa de la productividad. Si se minimiza la cantidad de errores, si los procesos de trabajo son directos y sencillos, si la comunicación es fluida y si se le dedica el tiempo necesario a tareas realmente relevantes, podremos sacar adelante más trabajo.
Aunque hay un factor importante en la productividad que no hemos mencionado: la satisfacción del trabajador. Si un trabajador bien cuidado observa que la empresa incorpora mejoras en los procesos de trabajo y se le facilita su jornada laboral, se sentirá más motivado para trabajar y producir más.
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